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R.E.S.P.O.N.D.

7 Schritte zum erfolgreichen Bewerbermanagement

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Personaler stecken oft in einer Zwickmühle. Einerseits wissen sie genau, dass die erfolgreiche Rekrutierung neuer Mitarbeiter ihre ganze Aufmerksamkeit erforderte. Andererseits fragt niemand danach, wer in der Zwischenzeit das sonstige Tagesgeschäft erledigt. Aus diesem Grund kommt es häufig vor, dass man Aufgaben, die einem nicht so wichtig erscheinen, erst einmal beiseite schiebt. In diesen Aufgabenbereich fällt leider viel zu oft die Kommunikation mit Bewerbern. Jedoch ist gerade diese sehr wichtig, denn es gibt für Unternehmen keine zweite Chance, um einen ersten Eindruck bei den Bewerbern zu hinterlassen. Gerade in Zeiten des Fach- und Führungskräftemangels ist ein systematisches Bewerbermanagement enorm wichtig.

Wie ein wertschätzendes und aktives Bewerbermanagement in 7 Schritten funktioniert, zeigt die R.E.S.P.O.N.D.-Formel.

1.    RESEARCH

Jeder Rekrutierungsprozess und jedes dazugehörige Bewerbermanagement beginnt mit der internen Recherche nach den benötigten Anforderungen für die vakante Position. Hierzu sollten neben dem Personaler auch Ansprechpartner bzw. der Fachvorgesetze aus der jeweiligen Abteilung mit eingebunden werden, da diese wertvollen Input für die Profildefinition geben können.

2.    EVALUATION

Bei dem Anforderungsprofil ist es also wichtig, folgende Punkte zu evaluieren: Sind  die gestellten Anforderungen realistisch oder vielleicht zu spezifisch?  Reden alle Beteiligten tatsächlich vom selben Anforderungsprofil, oder führen Kommunikationsprobleme und ein unterschiedliches Verständnis von Anforderungen möglicherweise später zu Konflikten bei der Besetzungsentscheidung. Eine frühzeitige Klärung dieser Punkte hilft, den Kommunikationsprozess mit den Bewerbern effektiv zu gestalten.

3.    SEARCH

Die Kernaufgabe der Rekrutierung ist nicht nur die Auswahl der Bewerber sondern auch die Pro-Aktive-Suche nach geeigneten Kandidaten. Angesichts eines immer knapper werdenden Bewerbermarktes gilt es, die unterschiedlichsten Wege und Kanäle zu nutzen, um potenzielle Bewerber und Kandidaten zu erreichen. Ein wichtiger Punkt hierbei ist, die Stellenanzeige so attraktiv zu gestalten, dass diese sich aus der Masse hervorhebt und der Bewerber auf das Unternehmen und die Position aufmerksam wird. Es muss auch klar  kommuniziert werden, welche Erwartungen und Angebote das Unternehmens an die Bewerber hat, denn diese bilden die  Gesprächsgrundlage für alle weiteren Schritte. Durch die Veränderung vom Bewerber- zum Kandidatenmarkt ist es wichtig, auch die passiven Kandidaten anzusprechen. Das sind die Kandidaten, die offen sind für Angebote, sich jedoch nicht aktiv auf offene Positionen bewerben. Diese Zielgruppe kann durch  Direktansprache oder gezielte Social-Media-Aktivitäten für den Prozess gewonnen werden.

4.    PROCEED

Bevor die erste Bewerbung eingeht, muss der genaue Bewerbungsprozess definiert worden sein, damit auch eine größere Anzahl an Bewerbungseingängen bearbeitet werden kann, ohne dass der wertschätzende Aspekt verloren geht. Dazu zählt eine Eingangsbestätigung innerhalb von 2 Tagen nach Eingang der Unterlagen im Unternehmen. Diese sollte Informationen zur weiteren Vorgehensweise und dem geplanten Zeithorizont des Bewerbungsprozesses enthalten. Nach ca. 2 – 3 Wochen sollten Bewerber, die  eindeutig nicht auf die vakante Position passen, eine Absage erhalten. Jedoch sollte vorab geprüft werden, ob diese nicht möglicherweise für eine andere Position im Unternehmen in Frage kommen oder für diese zu einem späteren Zeitpunkt eine interessante Karrieremöglichkeit besteht.

Ein Vorteil der Bewerbermanagementsysteme ist, dass sich gewisse Teile des  Prozesses standardisieren und automatisieren lassen.

5.    Objectify

Im nächsten Schritt werden die Bewerber, die anhand ihrer Bewerbungsunterlagen in die engere Auswahl gezogen wurden, zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Hier gilt es, so objektiv wie möglich in das Gespräch zu gehen. Binden Sie auch hier die Fachvorgesetzen der jeweiligen Abteilung mit ein, da sie die  fachspezifischen Fragen der Bewerber beantworten können. Das Vorstellungsgespräch bietet nicht nur dem Bewerber die Möglichkeit, sich zu präsentieren, sondern auch das Unternehmen hat hier die Möglichkeit, sich als attraktiver Arbeitgeber  zu positionieren. Wichtig ist jedoch hier, wahrheitsgetreu zu bleiben, nicht Versprechungen zu machen oder Leistungswerte des Unternehmens einzubringen, die sich bei Einstellung als falsche Versprechungen herausstellen. Aus diesem Grund sollten sich beide Seiten intensiv auf das Gespräch vorbereiten und sich ausreichend Zeit nehmen. Denn es handelt sich um einen wechselseitigen Prozess des Synchronisierens und der Überprüfung, ob ein Bewerber mit seinem Profil und das Unternehmen mit seinen Anforderungen zusammenpassen. Da heutzutage  immer stärker die Persönlichkeit der Bewerber in den Vordergrund rückt, setzen Unternehmen ergänzend bei aussichtsreichen Bewerbern eine Potenzialanalyse als objektives Instrument ein. Die Objektivität des Verfahrens kommt dem Unternehmen aber nicht nur bei der Besetzung zugute, sondern auch bei den nicht zu vermeidenden Absagen. Wer hier aus dem Verlauf des Gesprächs und einem fairen Verfahren argumentieren kann, wird auch keine Bewerber verärgern. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, diesen Bewerbern nach einer angemessenen Nachdenkfrist von 2-3 Tagen abzusagen und nicht wochenlang im Unklaren zu lassen.

6.    Negotiate

Für die aussichtsreichen Bewerber gilt es, möglichst frühzeitig die Erwartungen an das Vertragsverhältnis zu klären. Dazu zählt natürlich auch die Gehaltserwartung. Jedoch sollte Gehalt als Wechselmotivator nicht an erster Stelle, sowohl von Seiten des Bewerbers als auch von Seiten des Unternehmens, stehen. Es kommt vielmehr auf das Gesamtpaket an. Hier kann ein Unternehmen auch mit soft skills, wie z.B. einem mobilen Arbeitsplatz oder flexiblen Arbeitszeiten, punkten. Nach dem Gespräch sollten für beide Parteien alle offenen Fragen beantwortet sein.

Hat man sich nach dem Gespräch für einen Bewerber entschieden, sollte man alles daran setzen, diesen für das Unternehmen zu gewinnen und  nicht noch auf den letzten Metern mit überragendem kaufmännischem Geschick diesem etwas abzuhandeln. Dies ist weder wertschätzend noch professionell. Wenn Sie sich also für einen Bewerber entschieden haben und dieser auch Wechselbereitschaft signalisiert, dann sollten Sie auch handeln.

7.   
Deploy

Ab dem Zeitpunkt der Unterschrift haben Sie einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin gewonnen. Denken Sie daran, dass Sie mit diesem Menschen von Anfang an kommunizieren. Arrangieren Sie Gespräche oder Besuche mit Kollegen und Vorgesetzten, wenn es nötig ist. Erstellen Sie schon vor Antritt der neuen Position einen Einarbeitungsplan.

Lassen Sie Ihren neuen Mitarbeiter in der Übergangszeit nicht alleine und machen Sie deutlich, dass Ihr Interesse nicht mit der Unterschrift unter den Vertrag erlahmt ist. Verwenden Sie besondere Aufmerksamkeit auf den ersten tatsächlichen Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Übernehmen Sie die Verantwortung für Begrüßung und Einführung, sorgen Sie dafür, dass sich Ihr Mitarbeiter ab dem ersten Augenblick willkommen fühlt.
Bewerbungen ordentlich zu managen ist kein geringer Aufwand. Technische und administrative Abwicklung sollten Sie dabei durch klare organisatorische Regeln und IT-Unterstützung festlegen, so dass Sie sich besser auf die Bewerber konzentrieren können: Sich Gedanken zu machen über den jeweils nächsten Verfahrensschritt, diesen inhaltlich gut vorbereiten und in allen Phasen möglichst offen und klar mit den Bewerbern kommunizieren. In einem Wort: Respond!

 

Mehr Informationen erhalten Sie unter:
www.mercuriurval.com/de/Countries/Deutschland/Unsere-Leistungen

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Categorised in: Allgemein, Deutschland

1 Response »

  1. Vollkommen sind nur Leute, die eine Bewerbung schreiben.

    Klaus Klages

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